Vor der Auswahl eines Collaboration Tools muss analysiert werden, wofür und in welchem Kontext es genutzt werden soll. Dann wird klar, welche Features gebraucht werden und welches Tool in Frage kommt. Zu viel Komplexität überfordert die Nutzer. Hier gibt es eine kleine Checkliste zur Vorbereitung.
Ein Blick auf Google Statistics zeigt, dass in den letzten zehn Jahren immer seltener nach dem Begriff Wissensmanagement gesucht wird. Ist das Thema „durch“? Haben andere Buzzwords Knowledge-Management abgelöst? Oder beherrschen alle das Teilen von Wissen so gut, dass sich die Sache quasi von selbst erledigt hat?
Nichts von alledem. Das Teilen von Informationen und Wissen ist wichtiger denn je – zum Beispiel beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder in der täglichen Zusammenarbeit von virtuellen Teams.
Beim BarcampCH in Zürich vom 14. bis 16. August 2015 hat Andreas Kyriacou eine Session über Collaboration Tools gehalten. Fest steht: Es gibt umfangreiche Möglichkeiten für das Wissensmanagement. Projektarbeit kann damit besser organisiert werden als je zuvor.
Vor der Anschaffung entsprechender Programme steht aber die Frage, welches Wissen geteilt werden soll: Implizites Wissen wie beispielsweise Radfahren eignet sich dafür nicht. Explizites Wissen wie etwa lexikalisches Wissen auch nicht. Es gilt also, eine geeignete Form für Inhalte zu finden.
Schlüsselfragen zur Nutzung von Collaboration Tools:
Was wollen wir damit erreichen?
Sozialisierung? Eine geteilte Erfahrung, z. Bsp. Anwender-Workshop
Externalisierung? Weitergabe von eigenem Wissen
Kompetenzmanagement? Wissen über die Expertise von anderen
Die verschiedenen Möglichkeiten, Wissen zu teilen, sind unterschiedlich effektiv: Papierskripte, Dokumentationen und Audio-Tapes haben die geringste Wirkung. Kommunikation face-to-face, zum Beispiel an einem Whiteboard, und Video-Konferenzen sind am effektivsten.
Nicht alle Techniken sind gut geeignet, um Wissen zu teilen – auch wenn sie landauf, landab gerne genutzt werden. Zwei Kreativitätstechniken hob Andreas Kyriacou heraus, die häufig falsch angewendet werden:
Brainstorming ist nur dann wirkungsvoll, wenn die Phasen Ideenfindung und Ideen-Bewertung strikt getrennt und eben nicht vermischt werden. In der Praxis wird das aber häufig gemacht – mit dem Effekt, dass gute Ideen sofort zerredet werden.
Mindmapping ist ebenfalls eine oft missverstandene Kreativitätstechnik. Sie ist gut geeignet für den persönlichen Gebrauch, aber nicht für Gruppen. Außerdem verzichten die Anwender meist darauf, Farben und Symbole zu verwenden. Damit nehmen sie sich und ihrem Gehirn viele Chancen, kreative Ideen zu Tage zu fördern.
Andeas Kyriacou empfiehlt, stets den Kontext zu analysieren, in dem das jeweilige Tool verwendet wird. Je nachdem, wofür die Tools genutzt werden, empfehlen sich unterschiedliche Plattform-Typen:
Wichtig ist auch, sich zu überlegen, welche Features gebraucht werden, zum Beispiel:
- Anwender-Porträt
- Funktion, anderen zu folgen und selbst gefolgt zu werden
- Inhalte verfassen
- Timeline
- Direktnachrichten
- Gruppen-Chat
- Kommentar- oder Like-Funktion
… und nicht zuletzt die Fähigkeit zur mobilen Anwendung.
Beispiele für einzelne Plattformen:
huddle: Es ähnelt in der Ansicht und der einfachen Funktionsweise Facebook.
podio: Bietet beste Konfigurationsmöglichkeiten und fertige Branchenlösungen.
elgg: Timeline, Open Source, stabil in der Anwendung.
trello: Unterstützt Kanban-Systeme und bietet verschiedene Boards an, Projektmethoden werden vorgegeben.
jira: Kommt aus der Software-Entwicklung und wird besonders gerne im agilen Umfeld genutzt. Auch Openstream nutzt Jira.
zapier versteht die Botschaften aller aufgeführten Plattformen und führt die Informationen zusammen. „Es wirkt wie ein Integrator-Tool, vorausgesetzt es gibt Schnittstellen zu den anderen Plattformen. Dann ist es zum Beispiel für bestimmte Kampagnen sehr gut anwendbar. Ich denke, das ist tendenziell das Tool mit den besten Überlebenschancen“, sagt Andreas Kyriacou.
„Im Moment gibt es zu viele Tools, es braucht unbedingt eine Marktbereinigung“, sagt Andreas Kyriacou. Selbstständige und Unternehmen, die mit verschiedenen Unternehmen zusammenarbeiten, sind gezwungen, oft fünf bis sieben Tools zusätzlich zu den eigenen zu nutzen. Das ist ein hoher Verwaltungs-Aufwand, der in der Regel nicht bezahlt wird.
In der Diskussion meinten einige Teilnehmer, Slack habe sich in letzter Zeit als echte, gut anwendbare Alternative entwickelt. Jira sei ein sehr gutes Tool, doch in der Anschaffung sehr teuer. „Jira kommt aus der agilen Softwareentwicklung und wird breit angewendet. Für kleinere Organisationen ist das aber eher der overkill – viel zu umfangreich und komplex“, sagt Andreas Kyriacou.
Auswahl-Kriterien für Collaboration Tools:
- Was wird wirklich gebraucht?
- Was passt in die System-Landschaft?
- Welche Probleme sollen mit dem jeweiligen Tool gelöst werden?
- Preis
Wichtige Überlegungen vor dem Kauf:
- Externe oder Inhouse Lösung?
- Datenschutz und Sicherheit
- Exit Strategie und Resilienz bei Störungen
- Kompatibilität der Daten mit anderen Systemen?
- Anwendbar bei Audits der externen Partner?
Andreas Kyriacou ist Gründer der Serendipities GmbH in Zürich. Er hat Technologie Management und Klinische Linguistik studiert und ist fasziniert von Sprache, Kreativität und kognitiver Psychologie.
Petra-Alexandra Buhl
2 Antworten auf „Wissen teilen – aber wie?“
Sehr schöne Übersicht – ich möchte an der Stelle noch auf hinweisen, das ich selbst für die Arbeit von verteilten Teams (z.B. Vereinen etc) einsetze.
Es hat einige Parallel zu , wobei Yammer für mich hier mehr ein eigens Facebook ist statt Collaboration Tool.
Was macht Bitrix24 also aus?
* Die Server stehen in Deutschland (Thema Datenschutz)
* Bis 11 Benutzer kostenfrei
* All inklusive Applikation, d.h. CRM, Task Management, Gruppen, Ablage, News Feed, Chat Tool, Kalendintegration, eMail Integration, Rollen-Konzept, sehr gute mobile Apps
In jedem Fall ein Kandidat, den man in der Liste noch berücksichtigen kann.
Mit Grüsse aus Zürich,
Ralf
Vielen Dank für den Tipp, Ralf. Wenn wir das laufend ergänzen, wird das im Laufe der Zeit eine schöne Sammlung. Liebe Grüße, Petra